Kansainvälinen Vulcan Riders Association Rally 2019 Suomessa

Teksti: Tero #5 Surakka ja Minna #6 Surakka
Lähteet: Kiitokset tekstin tekemisessä auttaneille Jarmo Koskelle ja Kai Pennaselle

Kansainvälinen Vulcan Riders Association (VRA) järjestää vuosittain kansainvälisen kokoontumisajon eli ns. VRA Rallyn, joka on monelle vulkaanille mp-harrastuksen suola, sokeri ja vaniljakastike. Tapahtumien leppoisa ja lämmin ilmapiiri jäävät varmasti mieleen, olipa tapahtuma Pohjoismaissa tai muualla Euroopassa. Yhteisöllisyys, uudet tuttavuudet ulkomailta sekä kotimaasta poikkeavat maisemat tekevät jokaisesta VRA Rallysta omanlaisensa elämyksen.

Ensimmäiset VRF:n osallistumiset ralleihin yhteismatkoina

Vulcan Riders Finland (VRF) osallistui ensimmäisen kerran kansainväliseen VRA Rallyyn Norjan Fredrikstadissa vuonna 2012, jolloin meidät – VRA Chapter 358 – otettiin virallisesti mukaan VRA-perheeseen. VRF järjesti Sauli Krögerin (#3) johdolla Fredrikstadiin yhteismatkan, johon osallistui 15 jäsentä. Tapahtuma oli erittäin miellyttävä kokemus, joten aloitimme heti Norjasta palattuamme yhteismatkan suunnittelun vuonna 2013 Sloveniassa järjestettävään kansainväliseen tapahtumaan.

Noin 2,5 viikkoa kestäneelle Slovenian reissulle osallistui 17 VRF:n jäsentä. Heistä 11 osallistui yhteismatkalle, johon Sauli suunnitteli reitit ja me varasimme majoitukset. Tämä yhteismatka onnistui suorastaan loistavasti ja se oli hieno kokemus varmasti jokaiselle mukana olleelle.

Vuoden 2013 jälkeen noihin tapahtumiin ei ole järjestetty yhteismatkoja, vaan suomalaiset vulkaanit ovat matkanneet tapahtumapaikoille pienemmissä ryhmissä tai yksin. Syitä tähän on useita.

Ensinnäkin yhteismatkan järjestäminen isommalle porukalle on erittäin vaativaa ja työlästä. Kaikkia miellyttävien käyntikohteiden sekä ruoka- ja majoituspaikkojen löytäminen voi olla erittäin haasteellista ja matkan onnistuminen vaatii joustavuutta mukaan lähtijöiltä. Isolla porukalla myös liikkuminen on aina hankalampaa kuin yksin tai muutaman moottoripyörän kanssa. Lisäksi monet tekevät omat kesälomamatkansa rally-reissun yhteydessä, jolloin kunkin omat kiinnostuksen kohteet voidaan sovittaa mukaan ja rento, muista riippumaton päivärytmi on helpompaa suunnitella.

VRA Rally Suomeen? No miksipä ei!

Hyvin järjestetyt tapahtumat ja ulkomaisten mp-ystävien kohtaaminen olivat tehneet vaikutuksen vuosien 2012 – 2015 aikana useisiin VRF:n jäseniin, ja halusimme saada Suomen osaksi tuota hienojen tapahtumien sarjaa. Uutena tuttavuutena Suomi myös herätti kiinnostusta muiden maiden vulkaanien keskuudessa.

Kansainvälisen kokoontumisen järjestäminen vaatii onnistuakseen paljon rahaa sekä runsaasti työtä ja talkoolaisia, joten VRF:n hallitus alkoi jo vuonna 2015 valmistella seuraavan vuoden vuosikokoukselle esitystä Suomessa järjestettävää VRA-kokoontumista varten. Valmistelussa apuna käytettiin Yamaha Custom Club Finlandin vuonna 2013 järjestämän kansainvälisen mp-tapahtuman budjettia ja kokemuksia, koska kyseessä oli saman kokoluokan tapahtuma.

VRF:n vuosikokous hyväksyi hallituksen esityksen tapahtuman järjestämisestä 12.3.2016, ja Italiassa vuonna 2016 järjestetyn VRA Rallyn yhteydessä pidetyssä VRA-presidenttien kokouksessa VRF:lle myönnettiin lupa vuoden 2019 VRA Rallyn järjestämiseen. Talkooväen rekrytointia ja tapahtuman järjestämistä pääsimme sopivasti harjoittelemaan jo heti vuosikokouksen päätöksen jälkeen, koska vuoden 2017 Toukoajojen järjestäminen oli VRF:n vastuulla.

Tapahtumakoneiston koeponnistus Toukoajoissa 2017

Vaikka Toukoajot olikin pienempi tapahtuma kuin tuleva VRA Rally, niin saimme ns. koeponnistettua tapahtuman järjestämiseen tarvittavaa työnjakoa niin talkoolaisten kuin VRF:n hallituksenkin osalta. Toukoajot saatiin onnistumaan kaikin puolin mallikkaasti, ja totesimme, että pystyimme jatkamaan VRA Rallyn suunnittelemista luottavaisin mielin.

Toukoajoissa pääsimme myös testaamaan VRF:n jäsenistä VRA Rallyamme varten perustetun Vulcänhead-yhtyeen kunnon. Muutamien soittotreenien jälkeen Toukoajojen lavalle astuivat Heidi Kajander (laulu ja koskettimet), Anette Helenius (rummut), Marko Helenius (laulu), Mika Helin (kitara), Juhani Rochier (kitara), Markus Rämö (basso ja taustalaulu) ja Tero Surakka (kitara). Keikka meni sen verran hyvin, että Vulcänhead jatkoi harjoittelua ja esiintyi VRA rallyssamme lauantai-iltana samalla kokoonpanolla.

Työnjaosta

VRF:n hallitus oli luonnollisesti vastuussa tapahtuman järjestämisestä, mutta nimesi rallyn järjestämiseen toimikunnan, johon kuuluivat Vesa Nurminen ja Kai Pennanen. Toimikunnan tehtäviin kuului mm. mahdollisten tapahtumapaikkojen etsintä ja niihin tutustuminen, majoitus- ja ruokakustannusten kartoitus sekä erilaisten ilmoitusten ja lupien selvittäminen ja hakeminen (mm. tapahtumailmoitus sekä poliisin lupa ryhmäajon liikenteenohjausta varten). Erillisen rally-toimikunnan perustaminen vapautti VRF:n hallitukselle enemmän aikaa myös muun yhdistystoiminnan suunnitteluun ja järjestämiseen.

Rally-toimikunnan lisäksi nimettiin vastuuhenkilöt tapahtumaohjelman järjestämiseen. Tähän listaan kuuluivat mm. VRA-perinteisiin kuuluva presidenttien puolisoiden ohjelma, bändien varaaminen, vastaanoton talkoolaisten työnjako, yhteisajelujen suunnittelu ja organisointi, ensiapuvalmius, valokuvaus, kilpailujen ja palkintojen järjestäminen, tapahtumamainonta ulkomaille, opastaulut tapahtumapaikalle tultaessa ja tapahtumapaikalla, Facebook-tapahtuman tekeminen ja sen päivittäminen, saunojen siisteydestä huolehtiminen… Kyllä, tehtävälista oli liki loputon.

Aloitimme hyvissä ajoin myös talkoolaisten rekrytoinnin. Oli erittäin hienoa nähdä, kuinka nopeasti saimme jäsenistöstämme noin 30 talkoolaista tarvittaviin tehtäviin. Kaikkien rallyyn osallistuneiden talkoolaisten, siis myös hallituksen jäsenten ja rally-toimikunnan, oli maksettava sama 99 euron osallistumismaksu kuin muidenkin osallistuneiden.

Rallymaksu 99 euroa!

VRF:n talous on aina ollut hyvin hoidettu, joten taloudellinen tilanteemme oli hyvällä pohjalla tapahtuman järjestämistä varten. Järjestelyissä pidettiin mielessä myös VRF:n hallituksen linjaus, jonka mukaan VRA-rallyn järjestäminen ei saa vaikuttaa yhdistyksen muuhun toimintaan, kuten mm. EAK-toiminnan tukemiseen.

Huomioitavaa on, että suurin osa rallyn kuluista saatiin katettua osallistumismaksuilla, jotka tulivat VRF:lle vasta lähempänä tapahtumaa. Tapahtumaa varten kerätty puskuriraha kuitenkin takasi sen, että pystyimme maksamaan osan rallyn järjestämiseen liittyvistä kuluista jo valmisteluvaiheessa. Lisäksi puskurirahan avulla turvattiin taloutta sen varalta, että tapahtuma jostain syystä epäonnistuisi.

Koska Suomi on maantieteellisesti kaukana manner-Euroopasta ja sen lisäksi melkoisen kallis maa, rallyn osallistumismaksu piti saada mahdollisimman houkuttelevaksi. Osallistumismaksu sisältää ruokailut ja ohjelman koko tapahtuman ajalle, joten edullisen ja tarkoitukseen sopivan tapahtuma- ja majoituspaikan lisäksi piti löytää paikka, mikä pystyi tarjoamaan myös kohtuuhintaisen ateriapaketin torstain päivällisestä sunnuntain aamiaiseen. Mikkelin Visulahti pystyi täyttämään kaikki nämä vaatimukset. Lisäksi heillä oli aiempaa kokemusta vastaavien tapahtumien järjestämisestä.

Puheenjohtajamme Jarmo Koski sai neuvoteltua Visulahden kanssa erittäin hyvän sopimuksen, joka sisälsi ruoka- ja majoitushintojen lisäksi mm. Teosto-maksut, järjestyksenvalvonnan tapahtuma-alueella ja esiintymislavan piha-alueelle. Osallistumismaksuksi tuli lopulta 99 euroa/hlö ja majoitushinnatkin olivat varsin edulliset verrattuna muihin toimikuntamme etsimiin tapahtumapaikkavaihtoehtoihin.

Mikkeli maailmankartalle

Huolellinen valmistautuminen palkittiin: saimme Mikkelin VRA Rallyyn noin 300 osallistujaa talkoolaiset mukaan luettuina, ja pääsimme jopa hienokseltaan plussan puolelle taloudellisesti. Juhannuksen alla järjestetyn tapahtuman yöttömän yön ajelulle perjantai-iltana klo 22 lähti koleasta säästä huolimatta mukaan parikymmentä pyörää. Lauantain varsinainen ajelu suuntautui Puumalan satamaan ja se keräsi erittäin suuren osallistujamäärän.

Visulahti osoittautui toimivaksi tapahtumapaikaksi, jonne oli helppo tulla ohitustien remontista huolimatta. Osa kansainvälisistä vieraista jäi vielä tapahtuman päätyttyä Suomeen tutustumaan maisemiin tai jatkoi matkaansa Pohjois-Norjaa kohti.

Tapahtumapaikan viihtyvyyteen vaikuttavat aina myös palvelut ja myyntikojut, joita kierrellessä aikaa saa kulumaan. Mikkelissä tapahtumapaikalla olivat Sauli Krögerin puukkopaja sekä kierrätysmateriaaleista erilaisia koruja ja asusteita tekevä kuopiolainen NoBAd Design. Marko Harmaisen (#29) MotoVN:n tarjoama mp-huoltopalvelu sai kovasti kiitosta ja keräsi mukavasti porukkaa turisemaan tekniikan ympärille.

Suomen ensimmäinen VRA Rally oli järjestäjille hyvä kokemus. Satuimme onnekkaasti saamaan vuoromme juuri ennen kuin korona sulki rajat ja alkoi asettaa kokoontumisille rajoituksia. Järjestelyihin paneutuminen, huolellinen taloudenpito sekä suuren talkoolaisjoukon sitoutuminen tehtäviinsä auttoivat tekemään tapahtumasta onnistuneen. Ehkä vielä joskus tempaisemme toisenkin kerran?

FAKTALAATIKKO

VRA International Rally 2019
13.- 16.6.2019 Mikkeli, Visulahti Camping
Osallistujat: 250 + 50 päiväkävijää
Osallistumismaksu: 99 euroa
Osallistumismaksun sisältö: VRA Rally -vuosilaatta 2019, 3 x aamupala, 3 x päivällinen, ohjelma, telttamajoitus ja tarra
Kokonaiskustannukset: 30 000 euroa
Kiinteät kulut eli kulut, joihin kävijämäärällä ei ollut vaikutusta: 12 000 euroa

VRA International Rally 2019

VRA Rally 2019 mainosvideoita

VRA RAlly 2019 Rideout videot

VRA Rally 2019 Rally bändit