Taustatyötä ja hallintoa

Teksti: Esa #325 Pohjanheimo
Lähteet: Vesa Nurmisen ja Jarmo Kosken haastattelut, yhdistyksen kirjallinen materiaali

Perustamis-luvussa Tero kirjoitti, että verkostoituminen, yhteisöllisyys ja yhdessä tekemisen ilo olivat lähtökohdat Kawasaki Custom -kerhon perustamiselle. ”Hallintoa” tai ”paperitöitä” tai muuta näkymätöntä taustatyötä ei mainittu eikä yhtään yhdistystä olekaan perustettu siksi, että voitaisiin kirjoittaa pöytäkirjoja. Nekin pitää kuitenkin tehdä, kun toiminta on muutaman kaverin porukkaa suurempi yhteisö. 

Haastattelin tätä osuutta varten Vesa “Wescu” Nurmista #27 (presidentti 2013-2016) ja Jarmo ”Kossu” Koskea #161 (presidentti 2016-2025). Heidän johdollaan yhdistys jatkoi siitä, mihin Stigun johdolla oli ensimmäisinä vuosina edetty.

Hallintoa

Wescun presidenttikauden yllätystyöllistäjä oli em. selkämerkkiriita. Vähemmän yllätyksellistä olivat erilaiset yhdistyksen toiminnan vakiinnuttamiseen liittyvät asiat, joista tärkeimpänä yhdistyksen rekisteröinnin saattaminen loppuun.
Patentti- ja rekisterihallitus tarkistaa mm. yhdistyksen perustamisasiakirjat ja säännöt sekä joukon muita asioita ennen kuin yhdistys voi liittää nimensä perään ry-merkinnän. Lähes vastaava urakka on sääntöihin tehtävät muutokset. Kossun kaudella vuonna 2021 sääntöjä muutettiin niin, että vuosikokous voidaan järjestää myös etäkokouksena (§ 9). Vuosikokouksessa ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti – ¾ enemmistö olisi riittävä – ja tullakseen voimaan uudet säännöt ja kokouspöytäkirja oli toimitettava PRH:n ”leimattavaksi”.

Myös pankin kanssa on ollut tehtävä töitä eikä se aina ole sujunut ihan niin kuin ”Strömsössä”, koska pankin vaatimukset ovat muutamaan kertaan muuttuneet. Wescun kaudella tili muutettiin rekisteröidyn yhdistyksen tiliksi. Tämä edellytti mm. pöytäkirjojen toimittamista sekä vastuuhenkilöiden henkilötietoja. Oli tehtävä kaksi pöytäkirjaa eli virallinen, jossa on vastuuhenkilöiden sosiaaliturvatunnus ja yhteystiedot sekä toinen, jota voidaan käyttää muissa yhteyksissä, joissa noita tietoja nimenomaan ei saa olla. 

Vuonna 2020 pankki edellytti tilin muuttamista yritystiliksi. Taas soittoja ja dokumentteja. Ja tietysti yritystili on kaikkine lisukkeineen vähän kalliimpi. Yhdistykselle tulevien maksujen yhteydessä viitenumeroista tuli puolipakollisia, koska maksun vastaanottaminen ilman viitenumeroa aiheuttaa vastaanottajalle lisäkulun.

Hallitus kokoontui alussa tapahtumien yhteydessä ja Kossun sanoin ”aika usein Heinolan ABC:llä”, johon kaikilla hallituksen jäsenillä oli kohtuullinen matka. Kun koronapandemian myötä koko Suomi siirtyi etäkokouksiin, niin VRF:n hallituskin alkoi kokoontua kuukausittain. Pöytäkirjoja tuli kirjoitettavaksi useammin, mutta asioiden käsittely jakautui tasaisemmin eri kokouksiin ja osallistuminen oli kaikille helpompaa.

Turvallisuuden edistämistä

Wescun kaudella laadittiin myös Ryhmäajon säännöt. Samat säännöt ovat käytössä edelleen, kun vulkaanit ajavat ryhmässä. Säännöt eivät ole byrokratiaa kuten tämän jakson muut asiat vaan niiden tarkoitus on varmistaa turvallinen ajaminen niin itselle kuin muillekin. Siksi säännöt myös kerrataan aina, kun lähdetään isommalla joukolla liikkeelle. Hyvät käytännöt eivät ole itsestäänselvyys. Tästä on itsellekin tullut kokemusta, kun olen ollut toisen kerhon vieraana ryhmäajossa.

Toinen tärkeä Vesan kauden turvallisuusasia oli ns. keltainen kortti. Idea syntyi sen jälkeen, kun Norjan matkalla tapahtui onnettomuus ja havaittiin kuinka tärkeää olisi tietää henkilön sairaudet ja lääkitys, jotta ne voisi antaa terveydenhuollon henkilöstölle heti. Myös lähiomaisten yhteystiedot olisi hyvä olla tiedossa. Tätä varten tehtiin keltainen kortti, jonka täyttäminen oli vapaaehtoista, mutta sitä suositeltiin varsinkin silloin, kun lähdetään ulkomaille. Korttiin kirjataan terveys- ja yhteystietoja ja jokainen säilyttää korttia itsellään, mutta tarvittaessa se voidaan ottaa esiin. Käytäntö on sittemmin hiipunut, mutta voisi olla edelleen tarpeen. Kaikki on nykyään tietojärjestelmissä, mutta kuka niihin aina pääsee.

Sähköiset järjestelmät

Kossun kaudella isot ja näkyvät muutokset liittyivät nettisivuihin ja sähköiseen jäsenrekisteriin (FloMembers). Hyvän lopputuloksen taustalla oli paljon työtä. Nettisivujen uudistaminen oli ollut vireillä jo pidempään ja siihen liittyi myös halu siirtää tiedot Amerikasta suomalaiselle palvelimelle. Monesti sanotaan, että ”pakko on paras konsultti”. Niin tässäkin, sillä vanhat sivut hakkeroitiin ja uusien sivujen tekeminen WordPressiin aloitettiin. Suuren työn teetti se, että tietoja jouduttiin kokoamaan osin vanhoista varakopioista, koska hakkeroiduilta sivuilta niitä ei voitu siirtää. 

Tässä suurimman työn teki Kossu ja suurena apuna oli Aki Virtanen, joka oli aikanaan kerhon ensimmäinen webmaster. Kossuhan toimi presidenttiyden lisäksi myös webmasterina, kun erillisen webmasterin rekrytointi ei tuottanut tulosta. Nykyisen presidentin kuorma onkin jo pienempi, kun Kimmo “Kostenbaum” Kostekivi hoitaa webmasterina nettipuolen asiat.

Sivuja varten tehtiin uusi rakenne ja sisältöä koottiin alue kerrallaan – osa muokattiin vanhasta ja paljon tehtiin aivan uutta. Tietoja kerättiin myös kerhon ulkopuolelta – Sumekolta ja Ruotsin vulkaaneilta saatiin mm. korjausoppaita.

Nettisivujen rinnalla otettiin käyttöön FloMembers -jäsentietojärjestelmä. Käyttöönoton tekivät Kossun kanssa jäsensihteeri Margit Koski #160. Aikaisemmin jäsenrekisteri oli Excel-taulukko, jonka virheetön ylläpito oli tarkkaa hommaa. Exceleiden säilyttämisen tietosuoja oli rajallinen ja kaikki piti tehdä sen pohjalta manuaalisesti – niin postitukset, laskutus kuin jäsenkorttien tulostaminen. Nyt tiedot saadaan jäsenhakemuksesta, jäsenviestit ja -laskut voidaan lähettää suoraan järjestelmästä ja vuodesta 2025 alkaen myös ilmoittautumiset tapahtumiin sekä näiden laskutus on voitu hoitaa FloMembersin kautta. Vähemmän työtä ja lisää varmuutta, mutta järjestelmän käyttöönotto on aina ponnistus.

Koronavuosi 2020 tuotti peruutuksia ja improvisointia ympäri maailman ja niin myös meillä. Koronavuonna vuosikokous oli mahdollista järjestää etänä viranomaispäätöksellä ja myöhemmin se lisättiin myös yhdistyksen sääntöihin. Kaikki tapahtumat Volcanaliaa lukuun ottamatta peruttiin ja niin päätettiin, että vuonna 2021 ei peritä jäsenmaksua, koska vuoden 2020 jäsenmaksulle ei juuri ollut vastinetta. Koronavuoden seurauksena käynnistyi myös DuVallon Rally. Siitä ja muista tapahtumista tarkemmin Tapahtumat-jaksossa.